Chatbot Dashboard Anleitung
Ihr Leitfaden für die optimale Nutzung Ihres AI-Chatbots
Willkommen im Chatbot Dashboard!
Mit dem Phobo Chatbot Dashboard können Sie Ihren eigenen KI-gestützten Chatbot erstellen, konfigurieren und testen. Ihr Bot nutzt modernste RAG-Technologie (Retrieval Augmented Generation), um Fragen basierend auf Ihrer Wissensdatenbank zu beantworten.
Diese Anleitung führt Sie Schritt für Schritt durch alle Funktionen.
Schnellstart-Checkliste
- Schritt 1: Bot einen aussagekräftigen Namen geben (klick auf Stift-Icon im Header)
- Schritt 2: Wissensmodus wählen (Nur KB, Branche, oder Allgemein)
- Schritt 3: Wissensdatenbank mit FAQs befüllen (bei Modus 1 zwingend erforderlich)
- Schritt 4: Bot-Anweisungen anpassen (optional)
- Schritt 5: KI-Modell auswählen und Chat testen
Dashboard-Übersicht
Das Dashboard ist in drei Bereiche aufgeteilt:
Linke Seite
- • KI-Modell auswählen
- • FAQ hinzufügen
- • Templates importieren
- • Bot-Anweisungen
- • Wissensmodus konfigurieren
- • Widget einbetten
- • Erlaubte Domains
Mitte
- • Chat-Fenster
- • Nachrichten senden
- • Bot testen
- • Credits-Anzeige
Rechte Seite
- • Wissensdatenbank-Liste
- • FAQs bearbeiten
- • FAQs löschen
Bot-Namen ändern
Header mit Bot-Name und Bot-Auswahl
Geben Sie Ihrem Bot einen aussagekräftigen Namen, der zu Ihrer Marke passt:
- Klicken Sie auf das Stift-Icon neben dem Bot-Namen im Header
- Geben Sie den neuen Namen ein (3-50 Zeichen)
- Drücken Sie Enter zum Speichern oder Escape zum Abbrechen
Mehrere Bots: Wenn Sie mehrere Chatbots erstellt haben, werden diese im Header angezeigt. Sie können durch Klicken auf die Bot-Tabs einfach zwischen Ihren verschiedenen Bots wechseln.
KI-Modell auswählen
Wählen Sie das KI-Modell, das Ihr Bot verwenden soll. Jedes Modell hat unterschiedliche Kosten und Eigenschaften:
| Modell | Kosten (Credits) | Eigenschaften |
|---|---|---|
| DeepSeek Chat | 1 Credit | Günstig, schnell, gute Qualität ✅ |
| Google Gemini 2.0 Flash | 1 Credit | Sehr schnell, modern |
| GPT-4o mini | 3 Credits | Premium-Qualität, teurer |
Empfehlung: DeepSeek Chat bietet das beste Preis-Leistungs-Verhältnis und ist für die meisten Anwendungsfälle optimal.
Wissensdatenbank pflegen
Die Wissensdatenbank ist das Herzstück Ihres Chatbots. Hier speichern Sie alle Informationen, die Ihr Bot kennen soll.
FAQ hinzufügen (Manuell)
- Öffnen Sie das Widget "KI-Modell & Wissen" auf der linken Seite
- Geben Sie eine Frage ein (z.B. "Was sind eure Öffnungszeiten?")
- Geben Sie die Antwort ein (z.B. "Mo-Fr 9-18 Uhr, Sa 10-14 Uhr")
- Klicken Sie auf "Hinzufügen"
Templates importieren
Sie können vorgefertigte FAQ-Templates für verschiedene Branchen importieren:
- Handwerker & Handwerksbetriebe
- Beauty & Wellness
- Steuerberater & Anwälte
- Restaurants & Cafés
- Sprachschulen & Bildung
Klicken Sie auf "FAQ-Templates", wählen Sie eine Branche aus und klicken Sie auf "Importieren".
FAQs bearbeiten/löschen
Auf der rechten Seite finden Sie die Liste aller gespeicherten FAQs:
- Klicken Sie auf "Bearbeiten", um Frage oder Antwort zu ändern
- Klicken Sie auf "Löschen", um einen Eintrag zu entfernen
Demo-Limit: Demo-Bots können maximal 20 FAQs speichern. Upgraden Sie auf einen kostenpflichtigen Plan für unbegrenzte FAQs.
Bot-Anweisungen anpassen
Bot-Anweisungen definieren, wie sich Ihr Chatbot verhält. Sie können:
- Die Sprache festlegen (z.B. Deutsch, Englisch, mehrsprachig)
- Die Tonalität bestimmen (formell, freundlich, professionell)
- Spezielle Anweisungen geben (z.B. "Nutze kurze Antworten", "Verwende Bullet Points")
- Fallback-Nachrichten anpassen (wenn keine Informationen gefunden werden)
Standard-Anweisungen
Sie können diese Anweisungen vollständig anpassen oder auf Standard zurücksetzen.
Wissensmodus konfigurieren
Der Wissensmodus legt fest, auf welche Wissensquellen Ihr Chatbot zugreifen darf. Dies ist eine leistungsstarke Funktion, die Ihnen volle Kontrolle über das Verhalten Ihres Bots gibt.
Die 3 Wissensmodi
🏢 Modus 1: Nur Firmenwissen (Wissensdatenbank)
Was passiert: Der Bot antwortet ausschließlich basierend auf Ihren gespeicherten FAQ-Einträgen in der Wissensdatenbank.
Vorteile:
- Maximale Kontrolle über alle Antworten
- Keine unerwarteten oder erfundenen Informationen
- Perfekt für rechtlich sensible Bereiche (Finanzen, Gesundheit, etc.)
Verhalten bei fehlenden Informationen: Falls keine relevanten FAQ-Einträge gefunden werden, antwortet der Bot mit: "Entschuldigung, ich habe dazu keine Informationen in meiner Wissensdatenbank gefunden..."
Wichtig: In diesem Modus erfunden der Bot NIE Informationen oder nutzt sein allgemeines Wissen. Sie müssen Ihre Wissensdatenbank vollständig pflegen.
🏭 Modus 2: Branchenwissen
Was passiert: Der Bot nutzt das umfassende Branchenwissen der KI (KEINE FAQ-Vorlagen werden geladen). Die KI wird per System-Prompt instruiert, sich wie ein Experte Ihrer Branche zu verhalten.
Verfügbare Branchen (14):
Beispiel (Fitness & Sport): Die KI wird instruiert: "Du bist ein Fitness- und Sportexperte. Du hast Wissen über: Fitnessstudio-Mitgliedschaften, Trainingsberatung, Ernährungsgrundlagen..."
Optional: Wissensdatenbank via RAG integrieren
Aktivieren Sie die Checkbox "Wissensdatenbank via RAG integrieren", um Ihre firmeneigenen FAQ-Einträge zusätzlich zum Branchenwissen zu nutzen. Die KI priorisiert dann Informationen aus Ihrer KB.
Technische Details: Es werden KEINE FAQ-Vorlagen hochgeladen. Die KI nutzt ihr bestehendes, umfangreiches Wissen über diese Branche. Das ist schneller und flexibler als Template-basierte Ansätze.
🌐 Modus 3: Allgemeines Wissen (volle KI-Fähigkeiten)
Was passiert: Der Bot kann auf das komplette Wissen der ausgewählten KI zugreifen. Keine Einschränkungen, maximale Flexibilität.
Vorteile:
- Beantwortet Fragen zu allen Themen
- Kann allgemeine Unterhaltungen führen
- Weniger Pflege der Wissensdatenbank nötig
Optional: Wissensdatenbank via RAG integrieren
Aktivieren Sie die Checkbox, um Ihre FAQ-Einträge als Ergänzung zum allgemeinen Wissen zu nutzen. Die KI priorisiert dann Informationen aus Ihrer Wissensdatenbank, wenn verfügbar.
Achtung: In diesem Modus hat der Bot weniger Kontrolle. Er kann auch Themen besprechen, die nicht direkt zu Ihrem Unternehmen gehören. Für kundenorientierte Bots empfehlen wir Modus 1 oder 2.
Was ist RAG (Retrieval Augmented Generation)?
RAG ist eine Technologie, die Ihre Wissensdatenbank semantisch durchsucht (ähnlich wie Google, aber intelligenter).
So funktioniert es:
- User stellt eine Frage (z.B. "Was kostet eine Website?")
- System durchsucht die Wissensdatenbank nach semantisch ähnlichen Einträgen
- Die 3 relevantesten FAQ-Einträge werden als Kontext an die KI übergeben
- KI formuliert eine Antwort basierend auf diesem Kontext
Vorteil: Die KI findet auch Antworten, wenn die Frage anders formuliert ist als der gespeicherte FAQ-Eintrag.
Welcher Modus ist der richtige für mich?
| Anwendungsfall | Empfohlener Modus |
|---|---|
| Kundensupport mit strikter Kontrolle | 🏢 Modus 1 (Nur Firmenwissen) |
| Branchenspezifischer Bot ohne große KB | 🏭 Modus 2 (Branchenwissen) |
| Branchenbot + firmeneigene Daten | 🏭 Modus 2 + KB aktiviert |
| Allgemeine Unterhaltungen & Support | 🌐 Modus 3 (Allgemeines Wissen) |
| Hybrid: Allgemein + Firmendaten | 🌐 Modus 3 + KB aktiviert |
Tipp: Sie können den Wissensmodus jederzeit ändern und verschiedene Konfigurationen testen. Die Änderung wirkt sich sofort auf neue Chat-Nachrichten aus.
Bot testen
Das Chat-Fenster in der Mitte des Dashboards ermöglicht es Ihnen, Ihren Bot in Echtzeit zu testen.
Best Practices für bessere Ergebnisse
✅ Gute Fragen (detailliert):
- • "Was kosten eure Webdesign-Dienstleistungen für eine kleine Unternehmenswebsite mit etwa 5 Seiten?"
- • "Welche Öffnungszeiten habt ihr während der Weihnachtszeit im Dezember?"
- • "Bietet ihr auch SEO-Optimierung für bestehende WordPress-Websites an?"
❌ Schlechte Fragen (zu kurz):
- • "Preise?" → zu unspezifisch
- • "Öffnungszeiten?" → zu kurz
- • "SEO?" → fehlender Kontext
Warum? Längere, detaillierte Fragen führen zu besseren Suchergebnissen in der Wissensdatenbank, da die KI mehr Kontext hat, um relevante Informationen zu finden.
Credits-System
Demo-Bots starten mit 100 kostenlosen Credits. Jede Chat-Nachricht kostet 1-3 Credits (je nach gewähltem KI-Modell).
Credits im Header
Im Header sehen Sie Ihren aktuellen Credits-Stand (z.B. "75 / 100"). Die Anzeige wird automatisch nach jeder Nachricht aktualisiert.
Wenn Ihre Credits unter 10 fallen, wird die Anzeige rot. Wenn Sie 0 Credits erreichen, können Sie keine Nachrichten mehr senden. Kontaktieren Sie uns für ein Upgrade auf einen kostenpflichtigen Plan mit monatlichen API-Limits.
Mehrsprachigkeit
Ihr Bot kann mehrsprachig arbeiten, ohne dass Sie Ihre Wissensdatenbank in mehreren Sprachen pflegen müssen.
Empfohlener Ansatz (Hybrid)
- Pflegen Sie Ihre Wissensdatenbank in einer Hauptsprache (z.B. Deutsch)
- Passen Sie die Bot-Anweisungen an, um mehrere Sprachen zu unterstützen
- Die KI übersetzt automatisch Antworten in die Sprache der Frage
Beispiel für mehrsprachige Bot-Anweisungen
Dieser Ansatz ist kostengünstig und einfach zu pflegen. Für detailliertere Informationen zur mehrsprachigen Strategie kontaktieren Sie uns.
Support & Kontakt
Haben Sie Fragen oder benötigen Sie Unterstützung? Wir sind für Sie da!
Phobo Chatbot Platform • Version 1.0 • Oktober 2025
Diese Anleitung wird bei neuen Features automatisch aktualisiert.